Limitace hromadných akcí

• Microsoft Exchange má několik limitací v oblasti hromadných akcí, včetně vytváření distribučních seznamů a to z několika důvodů:

1. Bezpečnost: Omezení počtu kontaktů, které lze importovat najednou, pomáhá chránit systém před potenciálními bezpečnostními hrozbami, jako jsou útoky typu DoS, šíření malwaru, phishing a podobně.

2. Výkon: Hromadné akce mohou výrazně zatížit servery, což může vést k problémům s výkonem. Omezení počtu importovaných kontaktů pomáhá udržovat stabilitu a výkon systému.

3. Správa a kontrola: Omezení umožňuje administrátorům lépe spravovat a monitorovat změny v systému a zajišťuje integritu importovaných dat. Při menších dávkách je snazší identifikovat a řešit případné problémy.

Řešení problematiky

• Pokud chcete vytvořit distribuční seznam obsahující uživatele mimo váš MS365 tenant, musíte nejprve nahrát tyto uživatele mezi kontakty. Administrátorské rozhraní má limitaci na hromadný import, která umožňuje nahrát maximálně 40 kontaktů na jeden CSV soubor.

• Exchange navíc nenabízí žádné hromadné akce pro přidání kontaktů do distribučního seznamu, takže se musíte spolehnout na indexaci a manuálně vybírat kontakty, které chcete do seznamu přidat.

• Naštěstí Exchange Online nabízí PowerShell modul, který nám umožňuje obejít všechny limity. Následující skripty jsem využil pro vytvoření distribučního seznamu s 9 tisíci kontakty z externích domén.

Příprava prostředí v PS

• Otevřete PowerShell jako správce:
  Klikněte pravým tlačítkem na ikonu PowerShell a vyberte “Spustit jako správce”.

• Nastavte Execution Policy:
  Zadejte příkaz níže a potvrďte stisknutím klávesy Enter.
  
  Set-ExecutionPolicy RemoteSigned -Scope CurrentUser
  
  Pokud se zobrazí výzva k potvrzení, zadejte Y a stiskněte Enter.

• Nainstalujte modul Exchange Online:
  Zadejte příkaz níže a potvrďte stisknutím klávesy Enter.
  
  Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
  
  Pokud se zobrazí výzva k potvrzení, zadejte Y a stiskněte Enter.

Příprava CSV souboru s kontakty

• Upravte databázi kontaktů, kterou chcete importovat, dle tvaru níže a uložte jako CSV:
  První řádek je header a musí zůstat tak jak je ilustrováno. Druhý řádek je příklad hodnoty.
  
  Name,ExternalEmailAddress
  Jan Novák,novak@domena.cz

Hromadný import kontaktů do MS365

• Upravte script níže a spusťte v terminálu PS:
  Změňte hodnotu -UserPrincipalName na adresu účtu administrátora Exchange ve vašem tenantu a -Path na cestu k připravenému CSV souboru. Vložený skript v terminálu spustíte klávesou Enter. Nezasahujte do procesu, dokud se nezobrazí poslední řádek = odpojení od Exchange.
  
  # Načtěte modul ExchangeOnlineManagement
  Import-Module ExchangeOnlineManagement
  
  # Připojte se k Exchange Online
  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName "admin@domena.cz" -ShowProgress $true
  
  # Načtěte data z CSV souboru
  $contacts = Import-Csv -Path "C:\Users\UserName\Plocha\Kontakty.csv"
  
  # Přidávejte kontakty po jednom
  foreach ($contact in $contacts) {
  
  # Zkontrolujte, zda jsou všechny potřebné hodnoty vyplněné
  if (-not [string]::IsNullOrEmpty($contact.Name) -and -not [string]::IsNullOrEmpty($contact.ExternalEmailAddress)) {
  
  # Zkontrolujte, zda kontakt již existuje
  $existingContact = Get-Recipient -Filter "EmailAddresses -eq
  'SMTP:$($contact.ExternalEmailAddress)'" -ErrorAction SilentlyContinue
  if ($null -eq $existingContact) {
  
  # Přidejte nový kontakt
  New-MailContact -Name $contact.Name -ExternalEmailAddress $contact.ExternalEmailAddress
  Write-Output "Přidán kontakt: $($contact.Name)"
  } else {
  Write-Output "Kontakt již existuje: $($contact.Name)"
  }
  } else {
  Write-Output "Přeskočen kontakt s neúplnými údaji: $($contact)"
  }
  }
  
  # Odpojte se od Exchange Online
  Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Hromadný import kontaktů z MS365 do distribučního seznamu

• Upravte script níže a spusťte v terminálu PS:
  Změňte hodnotu -UserPrincipalName na adresu účtu administrátora Exchange ve vašem tenantu, $distributionGroupName na název distribučního seznamu a $distributionGroupEmail na e-mailovou adresu distribučního seznamu. Vložený skript v terminálu spustíte klávesou Enter. Nezasahujte do procesu, dokud se nezobrazí poslední řádek = odpojení od Exchange.
  
  # Načtěte modul ExchangeOnlineManagement
  Import-Module ExchangeOnlineManagement
  
  # Připojte se k Exchange Online
  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName "admin@domena.cz" -ShowProgress $true
  
  # Načtěte všechny kontakty s neomezeným výsledkem
  $contacts = Get-MailContact -ResultSize Unlimited
  
  # Název a e-mailová adresa existujícího distribučního seznamu
  $distributionGroupName = "Název distribučního seznamu"
  $distributionGroupEmail = "distribuce@domena.cz"
  
  # Přidejte kontakty do distribučního seznamu s výpisem průběhu a kontrolou duplicity
  foreach ($contact in $contacts) {
  $existingMember = Get-DistributionGroupMember -Identity $distributionGroupName -ResultSize Unlimited | Where-Object {$_.PrimarySmtpAddress -eq $contact.PrimarySmtpAddress}
  if ($null -eq $existingMember) {
  Add-DistributionGroupMember -Identity $distributionGroupName -Member $contact.Alias
  Write-Output "Přidán kontakt: $($contact.Name)"
  } else {
  Write-Output "Kontakt již existuje a byl přeskočen: $($contact.Name)"
  }
  }
  
  # Odpojte se od Exchange Online
  Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Závěr

• Výše uvedený postup bezpečně naimportuje neomezené množství kontaktů z CSV souboru do MS365 a následně všechny kontakty v MS365 přidá do zvoleného distribučního seznamu.

• Skripty lze dále upravovat dle specifických potřeb, např. import dalších atributů kontaktů do MS365, nebo rozdělení kontaktů do více distribučních seznamů. Pokud je však záměrem hromadný e-mailing, stejně jako v mém případě, je toto velice efektivní řešení.

• V případě problémů nebo dotazů mě neváhejte kontaktovat.